西南石油大学合同管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指学校与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条  本办法所称合同管理，包括：

（一）合同管理制度及其细则、配套文件的制定与修改；

（二）合同订立的审核与授权；

（三）合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导；

（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查与评估。

第四条  学校实行合同签署授权制度，除法定代表人直接签署合同外，其他人员签署合同必须获得学校授权。校领导根据学校分管工作安排，可以代表学校签署分管工作内容的合同。

学校所属职能部门、二级院系、非法人单位不得以其名义对外签署合同。

第二章  合同的管理

第五条  学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。

涉密合同的管理按照国家保密法律法规及学校相关规定执行。

第六条  学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和承办单位依各自权责进行管理和办理。

第七条  党委办公室、校长办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：

（一）制定学校合同管理具体措施，指导和监督归口管理部门、承办单位制定和完善合同管理细则；

（二）为归口管理部门、承办单位办理合同事务提供法律咨询服务；

（三）负责协调法律顾问对承办单位提交的合同进行法律审核，依法提出法律意见；

（四）协调承办单位处理合同纠纷；

（五）负责学校合同管理的监督、检查工作；

（六）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第八条  归口管理部门是指学校授权的相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查工作，主要职责包括：

（一）制定归口业务的合同管理相关细则和工作流程；

（二）负责归口业务范围内合同的审核、备案、监督、检查；

（三）协助处理业务主管范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；

（五）学校授权范围内的其他工作。

第九条  承办单位是指学校各二级单位，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为承办单位直接承办有关合同。承办单位主要职责包括：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信审查；

（二）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交归口管理部门、法律顾问和分管（联系）校领导审查；

（三）将合同及时提交归口管理部门备案，提交学校档案馆存档；

（四）负责合同具体执行，跟踪掌握合同履行情况；

（五）牵头处理合同纠纷；

（六）完成学校交办的其他工作。

第十条  学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：

（一）党委办公室、校长办公室负责管理学校对外的各类综合性战略合作框架协议；

（二）党委学生工作部（处）负责管理学生教育与管理相关工作等合同；

（三）保卫部（处）负责管理安保、消防、交通设施、武装工作等合同；

（四）校团委负责管理学生会、学生社团开展学生活动及大学生志愿服务和“三下乡”社会实践基地（非教学实践）等合同；

（五）教务处负责管理本科层次办学、教务内容相关合同，包括国内本科生合作办学、联合培养与交流、教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设、承接上级考试任务等合同；

（六）科学技术发展研究院负责管理科技项目合同（含各种外协合同），包括技术开发（咨询、服务、转让）、科技成果转化、专利代理、成果鉴定、培训服务等合同；

（七）人文社科处负责管理人文社科项目合同（含各种外协合同）、人文社科类校地、校企等各类合作协议；

（八）研究生院负责管理研究生层次的办学、双一流建设和学科建设相关的合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生实践基地、承接上级考试任务等合同；

（九）国际合作与交流处负责管理学校与海外高校和机构开展合作交流等相关工作的合同；

（十）财务处负责管理借贷、财产保险、银校合作等合同；

（十一）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；

（十二）实验室与设备管理处负责管理设备相关合同，包括设备、材料采购，设备维修和运行维护等合同；

（十三）国有资产管理处负责管理国有资产内容相关的合同，包括国有资产的出租出售、国有资产的处置、家具采购等合同；

（十四）基建处负责管理学校基建工程相关合同，包括工程招标代理、勘察、设计、监理、咨询、检测、代建及施工招标投标、基建材料（含器具、设施）的招标、勘察总承包招标等合同；

（十五）科技园管理办公室负责管理科技成果孵化转化、服务社会、创新创业、人才培养等合同；

（十六）图书馆负责管理图书资料和文献数据库采购等合同；

（十七）网络与信息化中心负责管理网络与信息技术服务等合同；

（十八）继续教育学院负责管理各类成人高等学历教育、高等教育自学考试、现代远程网络教育、非学历教育等合同；

（十九）后勤部负责管理自身业务范围内的物资采购、环卫绿化维修工程承包、设施设备维修维保、服务外包、项目合作等合同；

（二十）校医院负责管理自身业务范围内的物资采购、设施设备维修维保、服务外包、项目合作等合同。

以上未涉及内容，相关单位可根据业务情况负责管理业务范围内的合同。

第三章  合同的谈判与起草

第十一条  合同的谈判与起草应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。

未经党委常委会或校长办公会同意，任何单位或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第十二条  依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，按照相关规定执行。

第十三条  除双方权利义务能当面及时结清的小额经济类合同（金额在3万元以下，不含3万元）外，其他均需要订立书面合同。

第十四条  承办单位应对合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行全面审查。

第十五条  对于涉及多部门、影响重大、专业性较强的事项，承办单位应当邀请专业领域的专家参加谈判、并征求校内相关单位意见。经充分沟通并协商一致后，承办单位根据谈判结果与合同相对人共同拟定合同文本。

第十六条  起草合同原则上应当采用国家或行业标准合同文本或学校审定的示范文本，没有示范文本的，应当按照本办法相关规定拟定合同。

第十七条  合同中应就学校的重要合同权利及对方的主要义务的履行节点设置相应的约定解除权。

第十八条  合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。 建议一般使用仲裁条款。

合同约定仲裁条款的，应尽可能约定成都仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。

涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第四章  合同的审核和签订

第十九条  为了优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

下列合同属于重大合同：

（一）申请成立法人或其它社会组织的；

（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；

（三）开展对外合作办学重大项目的；

（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；

（五）以学校名义与国家机关、地方政府、兄弟高校、企事业单位等签订的综合性战略合作框架协议；

（六）其他涉及法律关系复杂、专业性较强或者可能对学校的形象、声誉、权益等造成重大影响的合同；

（七）合同标的额较大的（“较大的”具体数额，由合同归口管理部门制定的合同管理实施细则确定）；

（八）学校认为应该按重大合同管理的其他合同。

一般合同是指除重大合同以外的合同。

第二十条  重大合同由承办单位牵头拟定后，在学校网上办事大厅填写合同审核相关内容，由归口管理部门、法律顾问、分管（联系）校领导进行审核，完成以上程序后提交党委常委会或校长办公会进行审定。

第二十一条  一般合同审核

（一）专项性合作协议，指学校与地方政府、兄弟高校、企事业单位等签订的涉及人才培养、产学研合作、学生实习实践、就业基地等专项工作的合作协议，由承办单位拟定后，在学校网上办事大厅填写合同审核相关内容，由归口管理部门、法律顾问审核，分管（联系）校领导进行审定。

（二）经济类合同（家具采购、科研、基建、设备采购、继续教育培训、人事聘用及劳务合同除外），由承办单位拟定后，在学校网上办事大厅填写合同审核相关内容，并按照以下要求审定：

1.单个合同金额在5万元以下（不含5万元）的合同，由合同承办单位负责人审定。

2.单个合同金额在5万元～10万元（含5万元，不含10万元）的合同，由合同承办单位负责人审核，法律顾问审定。

3.单个合同金额在10万元（含10万元）以上的合同，由合同承办单位负责人、法律顾问审核，分管（联系）校领导审定。

第二十二条  其他合同管理

（一）科研合同

科研合同由科学技术发展研究院负责合同审核并参照本办法制定科研合同管理办法。

（二）设备采购合同

设备采购合同由实验室与设备管理处负责合同审核并参照本办法制定设备采购合同管理办法。

（三）家具采购合同

家具采购合同由国有资产管理处负责合同审核并参照本办法制定家具采购合同管理办法。

（四）基建合同

基建合同由基建处负责合同审核并参照本办法制定基建合同管理办法。

（五）继续教育培训合同

继续教育培训合同由继续教育学院负责人审核，认为有必要的可以提交法律顾问审核。

（六）人事聘用及劳务合同的管理办法由人事处参照本办法另行制定。

不属于本章规定的合同，与党委办公室、校长办公室协商处理。

第二十三条  合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

学校对外订立合同，应加盖学校名称章或合同专用章。合同有多页的，应加盖骑缝章。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

第二十四条  学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第五章  合同的履行、变更和解除

第二十五条  合同承办单位应监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。

第二十六条  合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办单位应及时联系法律顾问向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。

第二十七条  合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。

承办单位决定单方解除合同的，或决定起诉或提起仲裁的，应上报归口管理部门和党委办公室、校长办公室研究决定。

第二十八条  合同承办单位在收到对方要求变更或解除合同的书面或口头通知后，应当及时上报合同归口管理部门和党委办公室、校长办公室，及时研究并采取相关措施。

第二十九条  财务处办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务处有权拒绝付款。

第六章  合同档案管理、监督检查与责任追究

第三十条  承办单位应妥善保管合同相关文件资料。合同相关文件资料包括但不限于：合同正本、《西南石油大学合同审核流程表》、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、合同履行材料、合同涉诉材料等。

承办单位完成合同审核、盖章后，应将盖完章的合同及相关文件资料，按年度向档案馆归档。

国家法律法规或学校档案管理对合同文本归档有其他要求的，承办单位应当按照其规定执行。

第三十一条  党委办公室、校长办公室定期组织学校合同管理检查工作，对合同归口管理部门和合同承办单位的管理情况进行监督评估并向学校报告。

第三十二条  在签署、履行合同过程中有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，依照学校有关规定追究责任单位及责任人员的责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）应签订书面合同但未签订的；

（三）签署阴阳合同、恶意拆分合同、恶意倒签合同的；

（四）合同用章不符合规定的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；

（七）其他违反法律法规和学校纪律的行为，损害学校利益的。

第七章  附  则

第三十三条  具有独立法人资格的资产经营有限公司等单位，以独立法人名义签订的合同不适用本办法。

具有独立法人资格的上述单位应当建立合同管理的相关制度，加强合同管理，防范法律风险。

第三十四条  本办法由学校党委办公室、校长办公室负责解释。

第三十五条  本办法自发文之日起施行，《西南石油大学合同管理办法（试行）》（西南石大校发〔2020〕25号）同时废止。学校及校内各单位在此前发布的有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

 

附件：西南石油大学合同审核流程表